Zo reken je uit wat een tool je oplevert

De rekensom in één regel

Wat een tijdlek je per jaar kost, reken je zo uit:

Uren per week × 46 werkweken × wat een uur je kost

Waarom 46 weken en geen 52? Omdat je ook vakantie hebt, feestdagen en weleens ziek bent. Met 46 werkweken reken je eerlijk en niet te rooskleurig. In het voorbeeld hierboven: 5 uur × 46 weken × € 50 = € 11.500.

Dat bedrag is wat het probleem je nu kost. Daarna zet je het naast wat de oplossing kost. Zo kom je bij de vraag die er echt toe doet: in hoeveel maanden heb ik het terugverdiend?

Stap 1: meet je uren eerlijk

Dit is het belangrijkste getal. En het getal waar de meeste mensen naast zitten. Een klus van ‘even vijf minuten’ blijkt vaak tien minuten te duren, en gebeurt vaker dan je denkt. Schat het daarom niet uit je hoofd, maar meet het.

De makkelijkste manier is een turflijst. Zo pak je dat aan:

• Kies een normale week. Dus geen vakantieweek en geen week met een grote uitschieter.
• Hang een vel papier naast elk bureau, of maak een simpele lijst op je telefoon.
• Zet elke keer dat de klus gebeurt een streepje, met erachter hoeveel minuten het kostte.
• Laat iedereen meedoen die de klus doet. Doen drie collega's elk een uur per week hetzelfde? Dan is het drie uur.
• Gebeurt de klus maar één keer per maand, zoals facturen aan het eind van de maand? Meet dan die ene keer en deel door vier.

Weet je nog niet welke klus je moet meten? In 5 tijdlekken die bijna elke ondernemer heeft vind je de plekken waar het meestal zit.

Stap 2: wat kost een uur?

Voor een medewerker in loondienst is het uurloon niet genoeg. Je betaalt ook vakantiegeld, pensioen en premies. Een ruwe vuistregel: neem het bruto uurloon en tel daar 30 tot 40 procent bij op. Je boekhouder kan je het precieze getal geven.

Doe je het werk zelf, als ondernemer? Reken dan met je uurtarief. Elk uur dat je aan administratie besteedt, kun je niet factureren. Of niet besteden aan je klanten, je team of gewoon aan vrije tijd.

In de voorbeelden in dit artikel reken ik met bedragen tussen € 45 en € 60 per uur. Dat zijn voorbeelden. Vul voor je eigen berekening je eigen getal in.

Stap 3: wat kost de oplossing echt?

De prijs van de tool is maar een deel van het verhaal. Tel alles mee:

• De investering: wat bouwen kost. Bij mij is dat bijvoorbeeld vanaf € 1.450 voor een koppeling en vanaf € 2.450 voor een app.
• Onderhoud: bijvoorbeeld € 49 per maand, dus € 588 per jaar.
• Je eigen tijd: uitleggen hoe je werkt, testen, collega's wegwijs maken. Reken op een paar uur tot een paar dagen.
• Andere software: soms heb je een duurder abonnement nodig, bijvoorbeeld voor toegang tot een API. Check dat vooraf.

En reken niet met 100 procent besparing. Een tool neemt zelden álle tijd weg. Er blijft vaak iets over: een controle, een uitzondering, een vraag van een klant. Reken liever met 70 tot 80 procent.

Stap 4: reken de terugverdientijd uit

Nu heb je alle getallen. Trek eerst het onderhoud af van wat je per jaar bespaart. Dat is je netto besparing. Deel die door twaalf: dat is je besparing per maand. Deel dan de investering door de besparing per maand. Dan weet je in hoeveel maanden je het terugverdient.

Twijfel je aan je getallen? Reken dan ook een somber scenario door. Stel dat de app maar de helft bespaart: 2 uur per week. Dan is de netto besparing € 3.552 per jaar, ongeveer € 296 per maand. De terugverdientijd wordt dan ongeveer 10 maanden. Nog steeds binnen een jaar.

Zo ziet het eruit in andere branches

De rekensom werkt overal hetzelfde. Een paar voorbeelden, met getallen die je in veel bedrijven tegenkomt:

• Groothandel: orders komen binnen per e-mail en iemand typt ze over. 20 orders per dag × 3 minuten = 5 uur per week. Dat is 230 uur per jaar. Bij € 50 per uur kost dat € 11.500 per jaar. Een koppeling vanaf € 1.450 verdient zich dan snel terug.
• Administratiekantoor: drie medewerkers zetten elk 1,5 uur per week klantgegevens en bonnetjes over. Samen 4,5 uur per week, dus 207 uur per jaar. Bij € 55 per uur is dat € 11.385 per jaar.
• Zorgpraktijk: de assistent belt elke week patiënten na om afspraken te bevestigen. 2 uur per week is 92 uur per jaar. Bij € 45 per uur is dat € 4.140. Daar komt de winst bij van minder mensen die niet komen opdagen, en die is lastig in uren te vangen.

Zie je het verschil? Bij de groothandel en het administratiekantoor is de rekensom snel duidelijk. Bij de zorgpraktijk is het kleiner. Daar hangt het af van wat de oplossing kost, en hoe zwaar je de zachte voordelen laat wegen.

Wat je niet in uren uitdrukt

Niet alles past in de rekensom. Toch telt het mee:

• Minder fouten: geen verkeerde facturen of vergeten orders meer. Een vergeten factuur is gewoon omzet die je misloopt.
• Sneller voor je klant: een offerte dezelfde dag, in plaats van na een week.
• Minder afhankelijk: het werk loopt door als die ene collega op vakantie is.
• Meer rust: minder losse eindjes in je hoofd aan het eind van de dag, en minder avonden achter de laptop.
• Leuker werk: collega's houden tijd over voor werk dat ze wél graag doen.

Zie deze punten als extra, niet als hoofdreden. Klopt de rekensom niet, dan maken ze dat meestal niet goed. Klopt hij wel, dan maken ze de keuze makkelijker.

Veelgemaakte fouten

• Uren schatten in plaats van meten. Turf een week. Je schatting zit er bijna altijd naast.
• Alleen je eigen tijd tellen. Vraag elke collega die de klus doet om mee te turven.
• Rekenen met 52 weken in plaats van 46. Dan lijkt de besparing groter dan hij is.
• Het onderhoud vergeten. € 49 per maand lijkt weinig, maar het is € 588 per jaar.
• Rekenen met 100 procent besparing. Reken liever met 70 tot 80 procent, en reken een somber scenario door.
• Je eigen tijd voor de invoering vergeten. Ook uitleggen en testen kost uren.

[VOORBEELD UIT EIGEN PRAKTIJK: 2 zinnen over een berekening die je met een klant maakte en wat eruit kwam]

Het stappenplan op een rij

1. Kies de klus die het meest irriteert of het vaakst terugkomt.
2. Turf een normale week hoe vaak hij gebeurt en hoeveel minuten hij kost. Laat iedereen meedoen.
3. Tel de minuten op en reken om naar uren per week.
4. Bepaal wat een uur kost: bruto uurloon plus 30 tot 40 procent, of je eigen uurtarief.
5. Reken uit: uren per week × 46 × kosten per uur.
6. Neem 70 tot 80 procent daarvan als realistische besparing en trek het onderhoud eraf.
7. Deel de investering plus je eigen tijd door de besparing per maand.
8. Reken hetzelfde nog eens door met de helft van de besparing.

Veelgestelde vragen

Wat als ik maar een uur per week bespaar? Dan is het per jaar 46 uur. Bij € 50 per uur is dat € 2.300. Dat kan nog steeds lonen, maar alleen bij een kleine, goedkope oplossing. Soms is een andere werkwijze of een slim sjabloon genoeg.

Telt mijn eigen tijd mee als ik die toch niet factureer? Ja. Ook als je geen extra klanten aanneemt, krijg je die tijd terug. Voor je bedrijf, voor je team of voor je avonden. Reken met je uurtarief, of met wat je een medewerker zou betalen om het te doen.

Hoe weet ik of de klus wel te automatiseren is? Dat is een aparte vraag, los van de rekensom. Loop daarvoor de 6 vragen om te checken of een klus te automatiseren is langs.

Kan iemand de berekening met me maken? Ja. Dat doe ik in een tijdscan. Ik breng in kaart waar je tijd weglekt en reken per klus uit wat een oplossing oplevert. De tijdscan kost € 395. Dat bedrag verreken ik als je daarna een vervolgproject start.

Zo begin je morgen

1. Kies één klus waarvan je denkt dat hij te veel tijd kost.
2. Hang morgen een turflijst op, en vraag iedereen die de klus doet om een week mee te turven.
3. Vul aan het eind van de week de rekensom in: uren per week × 46 × wat een uur kost. Trek het onderhoud eraf en deel de investering door de besparing per maand.

Komt er een flink bedrag uit? Dan is het tijd om naar een oplossing te kijken. Dat kan een koppeling zijn tussen programma's die je al hebt, of een app op maat voor werk dat nu op papier gaat. Twijfel je wat het beste past? Neem contact op, dan rekenen we het samen door.