5 tijdlekken die bijna elke ondernemer heeft

Wat is een tijdlek precies?

Een tijdlek heeft drie kenmerken. Het komt steeds terug: elke dag, elke week of elke maand. Het voegt niets toe voor je klant. En niemand kijkt er nog kritisch naar, omdat het nu eenmaal zo gaat.

Dat laatste maakt tijdlekken lastig. Je ziet ze niet meer, juist omdat je ze zo vaak doet. Daarom helpt het om ze een naam te geven. Hieronder staan de vijf die ik het vaakst zie.

Let op: een tijdlek is niet hetzelfde als werk dat je niet leuk vindt. Een moeilijk klantgesprek kost ook tijd, maar dat gesprek levert wel iets op. Een tijdlek levert niets op. Je klant merkt er niets van als het weg is, behalve dat jij sneller reageert.

1. Gegevens overtypen

Een klant belt en jij zet de gegevens in je agenda. Daarna typ je ze nog een keer in je offerte. En na de klus nog een keer in je boekhouding. Dezelfde naam, hetzelfde adres, drie keer ingetypt.

Bij installatiebedrijven zie ik dit vaak met werkbonnen. De monteur schrijft op papier wat hij gedaan heeft. Op kantoor typt iemand dat over in het systeem. Dat kost tijd, en elke keer overtypen is een kans op een tikfout. Een vergeten regel op de werkbon is materiaal dat je niet factureert.

In een garage gaat het net zo. Het kenteken en de klantgegevens staan in het planningssysteem. Toch typt iemand ze opnieuw over in de factuur of in een apart bestand voor de APK-herinneringen. Elke keer is het maar een minuut. Maar bij twintig auto's per dag tikt dat aan.

De oplossing is meestal een koppeling: een verbinding waarmee twee programma's zelf gegevens uitwisselen. Of een digitaal formulier, zodat de monteur de werkbon op zijn telefoon invult en niemand hem meer hoeft over te typen.

2. Zoeken naar informatie

Waar staat die offerte ook alweer? Welke versie van de prijslijst is de goede? Wat hebben we vorige keer met deze klant afgesproken? Zoeken is een stil tijdlek. Het voelt niet als werk, maar het kost wel tijd.

Het probleem zit meestal niet in de persoon, maar in de plek. Informatie staat verspreid over de mail, WhatsApp, een gedeelde map en iemands hoofd. Hoe meer plekken, hoe langer het zoeken.

Bij een zakelijke dienstverlener zie je dit bijvoorbeeld bij klantdossiers. Het contract zit in de mail van de een, de laatste notities in het schrift van de ander. Is die collega ziek of op vakantie? Dan begint het zoeken pas echt.

Het eerste wat helpt, kost niets: spreek af waar wat hoort. Eén plek voor offertes, één plek voor afspraken met klanten. Pas daarna heeft software zin. Een slimme zoekfunctie in een rommelige map vindt nog steeds de verkeerde versie.

3. Achter mensen aan zitten

Herinneringen sturen voor openstaande facturen. Klanten bellen voor een ontbrekende handtekening. Collega's vragen of de uren al zijn ingevuld. Dit werk is vervelend, en het komt steeds terug.

Een administratiekantoor is er soms dagen per maand mee bezig: klanten vragen om bonnetjes, bankafschriften en ondertekende stukken. Veel van die herinneringen kunnen automatisch, op het juiste moment en met de juiste tekst.

Een zorgpraktijk heeft een vergelijkbaar lek bij afspraken. Elke patiënt die niet komt opdagen, is een leeg gat in de agenda. Een automatische herinnering een dag vooraf scheelt bellen én lege plekken. Let er wel op dat zo'n bericht zo min mogelijk persoonlijke informatie bevat, want gezondheidsgegevens zijn onder de AVG extra beschermd.

Het mooie van automatische herinneringen: ze zijn nooit chagrijnig en vergeten nooit iets. Jij komt pas in actie als iemand na twee herinneringen nog steeds niet reageert.

4. Overzichten met de hand maken

Elke maandag een Excel-lijst bijwerken voor het weekoverleg. Elke maand de omzet per klant bij elkaar zoeken. Het overzicht zelf is nuttig. Het met de hand in elkaar zetten is dat niet.

Staan de gegevens al ergens in een systeem? Dan kan een overzicht zichzelf bijwerken. Jij kijkt alleen nog naar de cijfers, in plaats van ze te verzamelen.

Een groothandel die elke week de voorraad uit het magazijnsysteem kopieert naar een lijst voor de inkoper, doet dubbel werk. Die lijst is bovendien verouderd zodra hij af is. Een overzicht dat de cijfers rechtstreeks uit het systeem haalt, klopt altijd.

5. Dubbel werk door losse afspraken

Twee collega's bellen dezelfde klant. Een order wordt twee keer ingepland. Iemand maakt een offerte die al bestond. Dubbel werk ontstaat als niet iedereen hetzelfde overzicht heeft.

Bij een groothandel zie je het bijvoorbeeld bij bestellingen die per mail én per telefoon binnenkomen. Zonder één centrale plek weet niemand zeker of een order al verwerkt is.

Bij een installatiebedrijf gaat het vaak om de planning. Kantoor plant een monteur in, terwijl de monteur zelf al iets met de klant heeft afgesproken. De oplossing is niet harder werken, maar één plek waar iedereen dezelfde stand van zaken ziet. Dat kan een gedeelde planning zijn, of een eenvoudige app op maat die op kantoor en op de telefoon van de monteur hetzelfde laat zien.

Wat kost een tijdlek je?

Een paar minuten per keer voelt als niets. Daarom is het goed om het een keer uit te rekenen voor een heel jaar. Hieronder een voorbeeld van een klein installatiebedrijf met een kantoorkracht en een paar monteurs. De getallen zijn een voorbeeld, maar ze komen vaak in de buurt.

Je hoeft niet alle vijf de lekken in één keer te dichten. Vaak levert het grootste lek al het meeste op. Hoe je zo'n berekening naast de kosten van een oplossing legt, lees je in Zo reken je uit wat een tool je oplevert.

Zo vind je jouw tijdlekken

Begin klein. Houd één week bij welke taken je herhaalt en hoe lang ze duren. Schat niet achteraf, maar schrijf het op terwijl je bezig bent. Achteraf schat bijna iedereen te laag.

1. Kies een gewone week. Geen vakantieweek en geen week met een grote deadline. Je wilt zien hoe een normale week eruitziet.
2. Schrijf mee terwijl je werkt. Noteer elke taak die je herhaalt, met het aantal minuten. Vraag één of twee collega's om hetzelfde te doen.
3. Tel per taak op. Hoe vaak kwam hij voor, en hoeveel minuten kostte hij samen?
4. Zet de taken in volgorde. Bovenaan de taak die de meeste tijd kost.
5. Kijk per taak bij welk lek hij hoort. Overtypen, zoeken, achter mensen aan, overzichten of dubbel werk.
6. Kies er één. Begin met het grootste lek dat ook goed te veranderen is. Check dat met Is deze klus te automatiseren? 6 vragen.

[VOORBEELD UIT EIGEN PRAKTIJK: 2 zinnen over een tijdlek dat je bij een klant vond en hoeveel uur het per week kostte]

Veelgemaakte fouten

Tijdlekken dichten klinkt simpel. Toch gaat het vaak mis op dezelfde punten. Dit zijn de fouten die ik het meest zie, en hoe je ze voorkomt.

• Meteen een nieuw systeem kopen. Een nieuw pakket lost een rommelige werkwijze niet op. Kijk eerst of het anders kan, en pas daarna welke software helpt.
• Alleen naar je eigen werk kijken. De grootste lekken zitten vaak bij de overdracht tussen mensen. Vraag ook je collega's om mee te tellen.
• Alles tegelijk willen aanpakken. Begin met één lek. Als dat werkt, heb je tijd en vertrouwen voor het volgende.
• Kleine taken wegwuiven. Twee minuten per keer, dertig keer per week, is een uur. Juist de kleine dingen tellen op.
• Vergeten wie het straks gebruikt. Een oplossing die de monteur onhandig vindt, wordt niet gebruikt. Betrek de mensen die er dagelijks mee werken.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd verlies ik gemiddeld aan tijdlekken? Dat verschilt sterk per bedrijf. Daarom noem ik geen gemiddelde. Een week bijhouden geeft je een veel beter getal dan welk gemiddelde ook, omdat het over jouw bedrijf gaat.

Moet ik meteen software laten maken? Nee. Soms is het antwoord een betere afspraak, een vaste map of een lijst die je schrapt. Software is pas zinvol als de klus vaak terugkomt en elke keer hetzelfde gaat.

Kan AI mijn tijdlekken oplossen? Soms helpt AI, bijvoorbeeld bij het opstellen van een eerste versie van een mail. Maar AI kan fouten maken, dus een mens controleert het resultaat. En zet geen persoonsgegevens van klanten in openbare AI-tools. Meer hierover lees je in AI in je bedrijf: waar begin je?

Wat als ik geen tijd heb om een week bij te houden? Dat is precies het teken dat er iets lekt. Je kunt het ook samen doen. In een Tijdscan van € 395 breng ik je tijdlekken met je in kaart. Kies je daarna voor een vervolgproject, dan verreken ik dat bedrag.

Zo begin je morgen

Je hoeft niet te wachten tot het rustiger is. Het wordt nooit rustiger. Met deze drie stappen zet je morgen de eerste stap.

1. Leg een briefje naast je toetsenbord. Zet er een streepje op elke keer dat je iets overtypt, zoekt of iemand achterna moet.
2. Vraag één collega om mee te doen. Twee lijstjes laten meer zien dan één, vooral bij dubbel werk en overdrachten.
3. Plan nu al een half uur aan het eind van de week. Tel dan de minuten op en kies het grootste lek. Wil je daar samen naar kijken? Neem contact op.