AI in je bedrijf: waar begin je?

Wat AI wel en niet goed kan

Met AI bedoel ik hier tools als ChatGPT, Copilot, Gemini of Claude: programma's die tekst begrijpen en schrijven. Ze zijn sterk in taal. Ze zijn zwak in feiten, in rekenen en in weten wat er in jouw bedrijf speelt.

• Goed in: een eerste versie van een tekst schrijven, lange stukken samenvatten, de toon aanpassen, ideeën bedenken, rommelige aantekeningen ordenen en gegevens uit een tekst halen.
• Minder goed in: precieze feiten, actuele prijzen, berekeningen, wet- en regelgeving en alles waar geen fout in mag zitten.
• Weet niet uit zichzelf: jouw prijzen, jouw voorraad, jouw afspraken met klanten. Dat moet je er zelf bij geven.

Een bekend probleem: AI kan dingen verzinnen die heel geloofwaardig klinken. Een artikelnummer, een wetsartikel, een datum. Het programma ‘weet’ niet dat het fout zit.

Zie AI daarom als een snelle stagiair. Hij levert vlot een eerste versie, maar jij kijkt alles na voordat het de deur uitgaat.

Vijf toepassingen om mee te beginnen

Waar levert AI in een klein bedrijf het snelst tijd op? Bijna altijd bij taken met veel tekst die steeds terugkomen. Vijf voorbeelden uit verschillende branches:

• Concept-mails schrijven. Een installatiebedrijf krijgt elke week dezelfde vragen over onderhoud en storingen. AI maakt van de klantmail plus drie steekwoorden een net antwoord. Jij leest het na en drukt op verzenden.
• Samenvatten. Een administratiekantoor krijgt een lange mailwisseling of een nieuwe regeling binnen. AI zet de kern in vijf punten op een rij. Jij checkt of er niets belangrijks is weggevallen.
• Offertes voorbereiden. Een garage of installateur spreekt aantekeningen in na een bezoek. AI maakt er een nette offertetekst van, met de werkzaamheden op een rij. De prijzen vul je zelf in, uit je eigen systeem.
• Gegevens uit pdf of mail halen. Een groothandel krijgt bestellingen als pdf of in de tekst van een mail. AI haalt er artikelnummers en aantallen uit, zodat je ze niet hoeft over te typen. Controleer wel elke regel.
• Interne vraagbaak. Je zet je eigen werkinstructies, prijslijsten of veelgestelde vragen in een zakelijke AI-omgeving. Een nieuwe collega vraagt dan ‘hoe vraag ik een retour aan bij leverancier X?’ en krijgt het antwoord uit jullie eigen documenten.

Werkt het overtypen van gegevens al vaak en volgens vaste regels? Dan is een koppeling tussen je systemen soms beter dan AI. Een koppeling doet elke keer precies hetzelfde. AI is handig waar de tekst steeds net anders is.

Stap 1: kies één terugkerende taak

Begin niet met ‘we gaan iets met AI doen’. Begin met één taak die je elke week doet en waar veel tekst in zit. Hoe saaier, hoe beter. Bijvoorbeeld:

• Antwoorden op veelgestelde klantvragen per mail.
• Een offertetekst op basis van een paar steekwoorden.
• Een verslag van een overleg of keuring uitschrijven.
• Productomschrijvingen voor je webshop.
• Een vacaturetekst of een bericht voor social media.

Twijfel je welke taak het meeste tijd kost? Kijk dan eerst naar de 5 tijdlekken die bijna elke ondernemer heeft. Daar zit vaak een taak tussen die je met AI kunt versnellen.

Stap 2: leer goede vragen stellen

Hoe beter je vraag, hoe beter het antwoord. Een goede vraag aan AI heeft vier onderdelen:

1. Rol: ‘Je bent een klantvriendelijke medewerker van een garagebedrijf.’
2. Taak: ‘Schrijf een antwoord op deze klantmail.’
3. Context: plak de mail erbij (zonder naam en kenteken), en vertel wat je wilt zeggen.
4. Vorm: ‘Maximaal vijf zinnen, met je en jij, zonder moeilijke woorden.’

Is het antwoord nog niet goed? Stel dan een vervolgvraag. ‘Korter.’ ‘Vriendelijker.’ ‘Noem ook dat we op zaterdag gesloten zijn.’ Je hoeft niet in één keer de perfecte vraag te stellen.

Stap 3: spreek af wat je wel en niet deelt

Wat je in een gratis of persoonlijke AI-tool typt, kan bewaard worden en soms gebruikt worden om de tool te verbeteren. Daarnaast geldt de AVG: persoonsgegevens van klanten mag je niet zomaar aan een andere partij geven. Deel daarom niets wat je niet op straat wilt zien.

Haal persoonsgegevens weg of vervang ze door ‘klant A’. Werk je vaak met klantgegevens? Gebruik dan een zakelijke versie van de tool. Kijk in de voorwaarden of je gegevens niet worden gebruikt om de tool te trainen, en of de aanbieder een verwerkersovereenkomst biedt. Die afspraken verschillen per tool en per abonnement.

Voor een zorgpraktijk of een administratiekantoor is dit extra belangrijk. Medische en financiële gegevens zijn gevoelig. Twijfel je? Laat ze dan weg, of vraag advies bij iemand die de regels voor jouw branche kent.

Stap 4: een mens kijkt altijd na

AI klinkt overtuigend, ook als het fout zit. Spreek daarom af: niets gaat naar een klant zonder dat een mens het heeft gelezen. Dat kost een minuut en voorkomt een hoop gedoe.

• Kloppen namen, bedragen, datums en artikelnummers?
• Belooft de tekst iets wat jij niet wilt beloven, zoals een levertijd of een korting?
• Klinkt het als jouw bedrijf, of als een folder?
• Staan er geen gegevens van een andere klant in?

Stap 5: meet of het tijd scheelt

Een gevoel van ‘het gaat sneller’ is niet genoeg. Meet het. Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn:

1. Noteer een week lang hoe lang de taak nu duurt. Bijvoorbeeld: hoeveel minuten per klantmail.
2. Werk daarna twee weken met AI. Tel het nakijken en verbeteren mee.
3. Vergelijk de tijd per taak. Kijk ook naar fouten: moest je vaak dingen herstellen?
4. Scheelt het weinig? Probeer een andere taak. Scheelt het veel? Leer het je collega's ook.

Een simpel AI-beleid voor je team

Gebruiken je collega's AI al? Grote kans van wel, ook als je het niet weet. Vaak met een gratis account op hun eigen telefoon. Een paar duidelijke afspraken voorkomen problemen. Eén A4'tje is genoeg.

Bespreek het A4'tje samen, in plaats van het alleen te mailen. Zo weet iedereen waarom de regels er zijn. Dat helpt ook bij de AI-geletterdheid die de AI Act vraagt.

Veelgemaakte fouten

• Te groot beginnen. ‘We gaan alles met AI doen’ loopt bijna altijd vast. Kies één taak en maak die eerst goed.
• Blind vertrouwen. Een tekst die goed klinkt, is nog niet goed. Laat altijd een mens nakijken.
• Klantgegevens in een gratis tool. Vervang namen en nummers, of werk met een zakelijke versie met goede afspraken.
• Iedereen doet het op zijn eigen manier. Zonder gedeelde afspraken en vragen leert het team niet van elkaar.
• Niet meten. Zonder cijfers weet je niet of het tijd scheelt, of alleen anders voelt.
• AI gebruiken waar een vaste regel beter werkt. Moeten gegevens elke keer op dezelfde manier van A naar B? Dan is een koppeling betrouwbaarder. Zie ook Is deze klus te automatiseren? 6 vragen.

Veelgestelde vragen

Welke AI-tool moet ik kiezen? Dat maakt voor de start minder uit dan je denkt. De bekende tools kunnen allemaal goed met tekst overweg. Werk je al met Microsoft 365 of Google Workspace? Kijk dan eerst naar de AI die daarbij hoort. Let vooral op de zakelijke voorwaarden.

Is de gratis versie genoeg? Om te oefenen met verzonnen voorbeelden wel. Zodra je met echte klant- of bedrijfsgegevens werkt, raad ik een zakelijke versie aan. Daar zijn de afspraken over je gegevens meestal beter geregeld.

Gaat AI banen in mijn bedrijf vervangen? In kleine bedrijven zie je vooral iets anders: AI neemt het saaie schrijfwerk over. Daardoor houden mensen meer tijd over voor klanten, vakwerk en planning.

Mag ik AI gebruiken voor klantcontact? Ja, als een mens nakijkt wat er de deur uitgaat en je geen persoonsgegevens in een tool zonder goede afspraken zet. Wil je een chatbot die zelfstandig met klanten praat? Dat is een grotere stap. Begin liever met concepten die jij goedkeurt.

Hoe lang duurt het voordat het iets oplevert? Bij één goed gekozen taak merk je vaak binnen een paar weken verschil. Meet het wel, zoals in stap 5.

Zo begin je morgen

1. Kies één taak met veel tekst die elke week terugkomt, en noteer hoe lang die nu duurt.
2. Maak één vraag met rol, taak, context en vorm. Test hem op een voorbeeld zonder persoonsgegevens.
3. Schrijf de eerste versie van jullie AI-afspraken op één A4 en bespreek die met je team.

AI werkt het best als het hele team het gebruikt, niet alleen de baas. In een workshop werken we daarom met jullie eigen werk: e-mails, offertes, rapportages en planning. Een halve dag kost € 695. Iedereen gaat naar huis met iets dat de volgende dag al tijd scheelt, en met afspraken over veilig gebruik.

[VOORBEELD UIT EIGEN PRAKTIJK: 2 zinnen over wat een team na een workshop met AI is gaan doen, en wat het opleverde]

Weet je nog niet waar de meeste tijd weglekt? Dan is een tijdscan een goed begin. Of neem contact op, dan kijken we samen waar AI past en waar niet.