Is deze klus te automatiseren? 6 vragen

1. Komt de klus vaak terug?

Automatiseren loont bij herhaling. Iets wat je elke dag of elke week doet, is een goede kandidaat. Iets wat één keer per jaar gebeurt, meestal niet. Dan kost het bouwen meer dan het oplevert.

Kijk niet alleen naar hoe vaak jij de klus doet, maar naar hoe vaak hij in het hele bedrijf gebeurt. Eén werkbon verwerken duurt misschien vijf minuten. Maar als vijf monteurs er elk drie per dag inleveren, zijn het er vijfenzeventig per week.

2. Gaat het elke keer op dezelfde manier?

Een computer volgt regels. Kun je de klus uitleggen in stappen, zoals ‘als dit, dan dat’? Dan kan software het vaak ook. Moet je elke keer opnieuw nadenken of overleggen? Dan is het lastiger.

Vaak is het antwoord ‘meestal wel’. Negen van de tien keer gaat het hetzelfde, en één keer is er een uitzondering. Dat is geen probleem. Dan automatiseer je de negen gewone gevallen en zet je de uitzondering op een lijstje voor een mens.

3. Staan de gegevens al digitaal?

Software werkt met digitale gegevens. Staan ze al in een programma, in de mail of in Excel? Mooi. Staan ze op papier? Dan is de eerste stap vaak dat papier vervangen, bijvoorbeeld door een formulier op de telefoon.

Let ook op de vorm. Een net ingevuld formulier met vaste velden is makkelijk te verwerken. Een vrije mail waarin een klant in eigen woorden iets bestelt, is lastiger. Dat kan wel, maar dan moet iemand het resultaat controleren. Daarom is een vast formulier vaak de slimste eerste stap.

4. Kunnen je programma's met elkaar praten?

Veel automatisering bestaat uit gegevens van het ene naar het andere programma brengen. Daarvoor moeten die programma's een koppeling of een export hebben. Een koppeling werkt vaak via een API: een vaste ingang waarlangs programma's veilig gegevens kunnen ophalen en wegzetten, zonder dat een mens ertussen zit.

Kijk in de instellingen of op de website van je leverancier. Zoek op woorden als ‘API’, ‘koppelingen’, ‘integraties’ of ‘export’. Vind je niets? Vraag het dan na bij de leverancier. Meer uitleg staat in Wat is een koppeling, en wanneer loont het?

Heeft een programma geen API, dan is er vaak nog een omweg. Bijvoorbeeld een export naar een bestand dat een ander programma weer inleest. Dat is minder netjes, maar soms prima voor een klus die één keer per dag gebeurt.

5. Wat gebeurt er als het fout gaat?

Automatisering maakt minder tikfouten dan mensen, maar nooit nul fouten. Bedenk wat er gebeurt als het een keer misgaat. Een verkeerd ingeplande afspraak is te herstellen. Een verkeerde betaling aan een leverancier is vervelender.

Bij gevoelige stappen bouw je daarom een controlemoment in. De software doet het werk, jij klikt op ‘akkoord’. Dat geldt zeker als er AI in het spel is. AI kan overtuigend klinken en toch fout zitten. Laat een mens dus altijd het resultaat nakijken voordat het naar een klant gaat.

Denk ook aan privacy. Werk je met persoonsgegevens, zoals namen, adressen of gezondheidsgegevens? Dan moet je onder de AVG zorgvuldig omgaan met waar die gegevens heen gaan. Plak ze niet in openbare AI-tools, en kies software die je gegevens netjes beschermt.

6. Is het de moeite waard?

Reken uit hoeveel tijd de klus per week kost, keer 46 werkweken. Zet dat naast wat automatiseren kost. Een kleine rekensom laat vaak meteen zien of je verder moet kijken.

Tijd is niet de enige winst. Minder tikfouten, snellere facturen en minder stress tellen ook mee. Hoe je dat allemaal meeweegt, lees je in Zo reken je uit wat een tool je oplevert.

De uitslag, en wat je ermee doet

• 5 of 6 keer ja: een sterke kandidaat. Waarschijnlijk snel terugverdiend.
• 3 of 4 keer ja: het kan, maar er is voorwerk nodig. Bijvoorbeeld eerst het papier digitaal maken.
• 0 tot 2 keer ja: kijk eerst of de klus anders kan, of helemaal weg kan.

Een goede score is pas het begin. Zo ga je van uitslag naar een oplossing die echt werkt:

1. Schrijf de klus uit in stappen. Wie doet wat, in welk programma, en wat is het resultaat?
2. Markeer de uitzonderingen. Welke gevallen gaan anders? Die blijven voorlopig mensenwerk.
3. Kies de kleinste nuttige stap. Automatiseer eerst het stuk dat het vaakst gebeurt. De rest kan later.
4. Kies de juiste vorm. Twee programma's die gegevens uitwisselen? Dan is een koppeling logisch. Papier of losse lijstjes vervangen? Dan past een app op maat vaak beter.
5. Test met echte gevallen. Laat het een paar weken naast de oude manier draaien en vergelijk de uitkomsten.
6. Spreek af wie het in de gaten houdt. Ook automatisering heeft af en toe aandacht nodig, bijvoorbeeld als een leverancier iets verandert.

[VOORBEELD UIT EIGEN PRAKTIJK: 2 zinnen over een klus die bij nader inzien niet te automatiseren was, of juist verrassend makkelijk]

Drie klussen door de vragen gehaald

Hoe werkt dit in de praktijk? Hieronder drie voorbeelden uit verschillende branches. Het zijn voorbeelden, geen echte klanten, maar ze komen veel voor.

Installatiebedrijf: werkbonnen verwerken. De monteurs vullen elke dag papieren werkbonnen in, en op kantoor worden ze overgetypt. Komt vaak terug: ja. Gaat steeds hetzelfde: ja. Digitaal: nee, nog niet. Koppelen kan met het boekhoudpakket, dus de score is 5 van de 6. De eerste stap is een digitaal formulier op de telefoon. Daarna gaat de werkbon via een koppeling vanzelf naar de administratie.

Zorgpraktijk: intakegesprekken voorbereiden. Elke nieuwe cliënt vult een vragenlijst in, die iemand handmatig in het dossier zet. De klus komt vaak terug en gaat steeds hetzelfde. Maar het gaat om gezondheidsgegevens, dus een fout of datalek weegt zwaar. Hier is automatisering mogelijk, mits er een controlemoment in zit en de gegevens alleen in systemen komen die daarvoor geschikt zijn. Niet in een openbare AI-tool.

Groothandel: de jaarlijkse prijsupdate. Eén keer per jaar gaan alle prijzen omhoog, en elke leverancier levert zijn lijst anders aan. Komt vaak terug: nee. Gaat steeds hetzelfde: nee. Score: 2 van de 6. Hier loont bouwen niet. Een goede werkinstructie en een middag rustig werken is slimmer.

Veelgemaakte fouten

• Een rommelig proces automatiseren. Dan gaat het rommelige proces alleen sneller. Ruim eerst op, en automatiseer daarna.
• Alles in één keer willen. Een groot project duurt lang en heeft meer kans op tegenvallers. Begin met één klus en bouw verder als het werkt.
• De uitzonderingen vergeten. Als niemand weet wat er gebeurt bij een afwijkend geval, gaat het juist daar mis. Spreek af dat uitzonderingen bij een mens terechtkomen.
• Geen controle bij gevoelige stappen. Betalingen, berichten aan klanten en alles met AI krijgen een akkoordknop.
• Alleen naar de bouwkosten kijken. Reken ook onderhoud mee, en de tijd die je zelf kwijt bent aan uitleggen en testen.

Veelgestelde vragen

Moet ik verstand hebben van techniek om dit in te vullen? Nee. De vragen gaan over je werk, niet over software. Alleen bij vraag 4 moet je even zoeken of je programma een koppeling of export heeft. Weet je het niet, dan vul je ‘weet ik niet’ in en zoeken we het samen uit.

Is automatiseren niet alleen iets voor grote bedrijven? Juist kleine bedrijven hebben er veel aan. Daar doet één persoon vaak het werk van drie. Een koppeling die twee uur per week bespaart, maakt in een bedrijf van vijf mensen een groot verschil.

Kan ik AI gebruiken voor klussen die niet elke keer hetzelfde gaan? Soms wel. AI kan bijvoorbeeld een vrije mail omzetten naar een nette bestelregel. Maar AI kan zich vergissen, dus een mens kijkt altijd mee. Meer hierover in AI in je bedrijf: waar begin je? En in een AI-workshop oefen je dit met je eigen team.

Hoe snel zie ik of het werkt? Bij een koppeling of app maak ik meestal binnen een week een eerste prototype: een werkende proefversie. Dan zie je snel of het doet wat je verwacht, voordat alles af is.

Zo begin je morgen

1. Kies de klus die je het meest irriteert. Niet de grootste of de moeilijkste, maar degene waarvan je zucht als je eraan begint.
2. Loop de zes vragen langs. Schrijf bij elke vraag ja, nee of weet ik niet. Dat kost vijf minuten.
3. Reken het voorbeeld na met je eigen cijfers. Minuten per week, keer 46 werkweken, keer je uurwaarde. Kom je op een bedrag dat je verrast? Dan is dit je eerste kandidaat.

Twijfel je over de uitslag, of wil je alle klussen in je week tegelijk bekijken? Dan doen we samen een Tijdscan van € 395. Dat bedrag verreken ik als je daarna een vervolgproject start. Liever eerst even overleggen? Neem contact op.